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Hoy vamos con un tema que, en el contexto de las muchas informaciones sobre la nueva ley de autónomos, ha pasado desapercibida, o lo que es más sospechoso, no se le ha dado la cobertura que merece. Nos referimos a los cambios sobre los plazos de solicitud para darse de alta en  autónomos en el Régimen Especial de la Seguridad Social.

Las reglas del juego han cambiado estableciendo un alta previa. Antes del 1 de enero de este 2018 los trámites para empezar a trabajar como autónomo pasaban por el alta en Hacienda para poder facturar y alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) en un plazo de 30 días naturales desde el inicio de actividad.

Ahora cambias las tornas. Con la nueva ley, el autónomo debe darse de alta en Seguridad Social hasta 60 días antes de su alta en Hacienda e incluso simultáneamente en Seguridad Social y Hacienda.

¿Qué significa ser autónomo?

Si vas a tener una actividad como autónomo lo primero es entender qué significa. Si hablamos desde el punto de vista de la Agencia Tributaria, ser autónomo significa tener una actividad por cuenta propia: estar dado de alta en el censo de empresarios de Hacienda, registrado en el IAE vinculado a tu propia actividad y facturar a tu nombre.

Tener tu propia actividad significa que vas a ser un trabajador y también, tu propio jefe. Es por el concepto de trabajador donde entra en juego otro organismo público muy conocido: Seguridad social.

Para llevarse bien con él hay que saber que cualquier trabajador debe estar encuadrado en algún régimen de la Seguridad Social. En el caso de trabajar como autónomo, conlleva darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, conocido por sus iniciales como RETA.

Por tanto, ser autónomo significa tener tu propia actividad en Hacienda y estar dado de alta en el RETA. Esto conlleva una serie de obligaciones formales y fiscales desde el principio.

Darse de alta como autónomo: Alta en Hacienda

Pero, ¿cómo darme de alta como autónomo? Debes comunicar en Hacienda la fecha de alta en la Seguridad Social, aunque debamos realizar el trámite posteriormente. La fecha de alta en el RETA debe ser anterior al registro en Hacienda (en los 60 días anteriores) o, en la misma fecha de alta en Hacienda.

El alta en el censo de empresarios de Hacienda se hace a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Se presenta online un modelo censal 036, o el equivalente abreviado, el 037. En el modelo censal se comunica, con carácter general, la siguiente información:

a) Datos fiscales: son tus datos personales.

b) Datos de la actividad:

– Epígrafe IAE (Impuesto de Actividades Económicas): Debes encuadrar tu actividad en alguna actividad de la tabla de epígrafes de IAE proporcionado por la Agencia Tributaria.
– Dirección de la actividad o del local.
– Si tienes local debes comunicar los metros cuadrados afectos a la actividad.
– Fecha de comienzo de la actividad.
– Régimen de IVA.
– Régimen de IRPF

Darse de alta como autónomo: Alta en Seguridad Social 

Tendrás que efectuar el alta como autónomo en la Seguridad Social con fecha anterior (o en el mismo día), que la de tu inicio de tu actividad en Hacienda. De otro modo, no tendrás opción a cotizar por los días trabajados efectivos y tendrás que hacerte cargo de la cuota de autónomos mensual completa. Además, ojo si vienes desarrollando actividad por tu cuenta sin estar dado de alta como autónomo. Puede que revisen tu caso para determinar si deberías haber cotizado como autónomo con anterioridad o no.

Este trámite se puede gestionar de forma online con certificado digital y se comunica:

– Código CNAE (Clasificación Nacional de Actividades Económicas) de la actividad. Este código dependerá del IAE elegido y se elige de un listado proporcionado por el INE.

– Base de cotización. Seguridad social establece para cada año una base de cotización mínima y máxima y entre esos límites se elige una base de cotización sobre la que se calcula la cuota de autónomo. Para este año, la base máxima de cotización es de 3.751,20 euros mensuales y la base mínima de cotización es de 919,80 euros mensuales.

– Mutua de Accidente de trabajo. Tienes que elegir una mutua que cubra la incapacidad temporal del empresario.

– Número de cuenta bancaria donde domiciliar la cuota mensual.

A partir de ahora ¡ya puedes ponerte manos a la obra con tu negocio! Puedes emitir facturas y recibirlas desde la misma fecha de alta.  No olvides estas dos cosas:

– Ahora tienes obligaciones fiscales de forma trimestral y debes llevar el control de ingresos y gastos.

– Cada fin de mes tendrás la domiciliación de la cuota que no debes olvidar, un despiste puede ocasionarte dolores de cabeza por el recargo en la cuota o pérdida de bonificaciones en la misma.

Aparte de las vacaciones anuales, los días festivos y los descansos en la jornada semanal y diaria, todos los trabajadores sin excepción tienen derecho a una serie de permisos laborales retribuidos, previo aviso y justificación, de forma que puede ausentarse del trabajo con derecho a remuneración en los siguientes casos:

– En caso de matrimonio: 15 días.

– Por el nacimiento de hijo: 2 días (4 días si necesita desplazamiento).

– Por el fallecimiento, accidente o enfermedad graves, hospitalización o intervención quirúrgica sin hospitalización que precise reposo domiciliario, de parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad: 2 días (4 días si necesita desplazamiento).

– Por traslado del domicilio habitual: 1 día.

– Para el cumplimiento de un deber inexcusable de carácter público y personal, comprendido el ejercicio del sufragio activo o el desempeño de la función de jurado: el tiempo indispensable para su realización.

A tal efecto debe tenerse en cuenta que si percibe una indemnización por el cumplimiento del deber antes referido, se descontará el importe de la misma del salario a que tuviera derecho en la empresa. Además, si el cumplimiento del deber antes referido supone la imposibilidad de la prestación del trabajo debido en más del veinte por ciento de las horas laborables en un periodo de tres meses, la empresa podrá pasar al trabajador afectado a la situación de excedencia forzosa.

– Para realizar funciones sindicales o de representación del personal en los términos establecidos legal o convencionalmente: el tiempo necesario para el adecuado ejercicio de su labor.

– Para la realización de exámenes prenatales y técnicas de preparación al parto: el tiempo indispensable para su realización.

– En los casos de adopción, guarda con fines de adopción o acogimiento, para la asistencia a las preceptivas sesiones de información y preparación y para la realización de los preceptivos informes psicológicos y sociales previos a la declaración de idoneidad, siempre que deban tener lugar dentro de la jornada de trabajo: el tiempo indispensable para su realización.

– Para la lactancia del menor hasta que este cumpla nueve meses: una hora, que podrán dividir en dos fracciones (se incrementará proporcionalmente en los casos de parto, adopción, guarda con fines de adopción o acogimiento múltiples).

A tal efecto debe tenerse en cuenta que este derecho sólo podrá ser ejercitado por uno de los progenitores en caso de ambos trabajen. Además, quien ejerza este derecho podrá sustituirlo por una reducción de su jornada en media hora con la misma finalidad o acumularlo en jornadas completas, según convenio colectivo o pacto con la empresa.

– En el caso de nacimiento de hijos prematuros o que, por cualquier causa, deban permanecer hospitalizados a continuación del parto: una hora.

A tal efecto debe tenerse en cuenta que este derecho sólo podrá ser ejercitado por uno de los progenitores en caso de ambos trabajen. Además, tendrán derecho a reducir su jornada de trabajo hasta un máximo de dos horas, con la disminución proporcional del salario.

– Por formación vinculada a la actividad de la empresa para los trabajadores con al menos un año de antigüedad en la empresa: 20 horas anuales acumulables por un periodo de hasta cinco años.

– En caso de extinción del contrato por causas objetivas, con el fin de buscar un nuevo empleo: seis horas semanales durante el periodo de preaviso.

Estos supuestos son los mínimos establecidos por la ley pero pueden ser ampliados tanto en duración como en número de motivos por el convenio colectivo de aplicación o por pacto entre el trabajador y el empleador.

En cualquier caso, estos permisos se podrán solicitar en los términos que se establezcan en los convenios colectivos o en los acuerdos entre la empresa y los representantes de los trabajadores, o conforme al acuerdo entre la empresa y los trabajadores afectados, siendo este último caso el más habitual, siendo fundamental la justificación y el preaviso al empleador.

Toda persona que trabaje por cuenta propia sabe que debe conservar las facturas durante un periodo mínimo de cuatro años, que es el plazo de prescripción a efectos fiscales (6 a efectos mercantiles).

Pero una actividad económica genera más documentos que facturas. Lo normal es que tengamos contratos comerciales con proveedores de bienes o servicios, impresos de liquidación de impuestos, tasas… y también albaranes, más numerosos si nos dedicamos al comercio.

Definición de albarán

El albarán es un mero documento de entrega que luego se refleja en una factura.

En negocios tales como la hostelería o el comercio, suelen agruparse un determinado número de albaranes en una factura recapitulativa de todas esas entregas, realizadas durante el periodo de facturación.

Por lo tanto, cabe pensar que, si la información del albarán está contenida en la factura, conservarlo no tiene sentido.

Sin embargo, los albaranes sí son necesarios.

Requisitos para que un albarán sea válido

El contenido del albarán varía en función del país en que se emita, aunque en general debe contener los siguientes datos que demuestran la existencia de la transacción:

– Lugar y fecha de emisión del albarán
– Código o número del documento.
– Datos identificativos del comprador y del vendedor.
– Domicilio del comprador y vendedor
– Lugar y fecha de entrega.
– Firma y sello del receptor de la mercancía.
– Cantidad y descripción de los productos.
– No es requisito indispensable especificar en el albarán el precio del producto, puesto que la función del albarán no es la de justificar el pago, para ello está la factura, sino la de justificar la entrega del producto o servicio.

Tipos de albarán

Dependiendo de los datos que refleje, el albarán puede ser:

– Albarán valorado: No suele ir acompañado de la factura, esta se hará posteriormente a la entrega del producto. Contiene el número de productos o servicio, el precio individual, descuentos, impuestos e importe total.

– Albarán no valorado: va acompañado de la factura y solo contiene datos que afectan a la descripción y cantidad

Usar un tipo de albarán u otro dependerá de la información que solicite el cliente o de la política de facturación que tenga el vendedor.

Los albaranes y la factura recapitulativa

Las facturas de compra se documentan con la información en ellos contenida.

Desde el momento en que se hace mención a un albarán en la factura, deberán conservarse ambos documentos debidamente anexados.

En la mayoría de la ocasiones, las facturas recapitulativas son un mero resumen de la información que contienen los albaranes, haciendo referencia en ellas a las fechas y números de albaranes que detallan las operaciones realizadas.

Pero también se dan casos en que las facturas detallan en un único documento la información de todas y cada una de esas operaciones.

En este caso sí es posible deshacerse de los albaranes ya que la información que éstos aportan ya está contenida en la propia factura.

Obligación de guardar los albaranes

La obligación de guardar los albaranes junto a las facturas, nace en el momento en que en dichas facturas se hace referencia expresa a estos documentos, siendo la factura un mero resumen de ellos pero sin especificar su contenido.

Si la propia factura recopila toda la información de las operaciones realizadas durante el periodo tratado, podemos conservar únicamente la factura como justificante y destruir esos albaranes.

Hay que tener en cuenta que el albarán no es un documento válido a efectos fiscales si no se acompaña de la factura que lo menciona.

No confundamos en la contabilidad ambos documentos.

Si recibimos una entrega de mercancías y nos dejan un albarán, debemos asegurarnos de que luego nos envían la factura. El albarán por sí solo no sirve para deducir impuesto alguno.

Desde 2010, los trabajadores que desarrollan su actividad profesional de forma autónoma pueden acceder a este derecho. Hoy te contamos en nuestro blog los principales requisitos para ello.

Si eres autónomo te interesa saber que una vez cesas tu actividad tienes derecho a una prestación por desempleo, si te encuentras en uno de estos casos:

1. Trabajadores autónomos comprendidos en el Régimen Especial de los Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos (RETA).

2. Trabajadores por cuenta propia incluidos en el Sistema Especial de Trabajadores por Cuenta Propia Agrarios (SETA) que inicien la cotización por cese de actividad a partir del 1 de enero de 2012.

3. Trabajadores por cuenta propia incluidos en el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar.

4. Trabajadores autónomos económicamente dependientes o TRADE.

Requisitos

-El  primero es estar afiliado y dado de alta en la Seguridad Social.

-Al corriente de pago: es imprescindible estar al corriente de pago de todas las cuotas a la Seguridad Social. Si no cumples esta condición, tienes un plazo máximo de 30 días naturales para ponerte al corriente.

-No haber cumplido la edad ordinaria para acceder a la pensión de jubilación.

-Tiempo mínimo cotizado: tener cubierto un periodo mínimo de cotización por cese de actividad de 12 meses consecutivos e inmediatamente anteriores al cese. En este caso, tienes derecho a dos meses de prestación. La prestación máxima es de 12 meses siempre que se haya cotizado durante cuatro años. Si el solicitante tiene una edad comprendida entre 60 y 64 años la duración de las prestaciones y del tiempo exigido son ligeramente inferiores.

-Solicitar la baja en el régimen correspondiente de la Seguridad Social. Para tener derecho a la prestación es necesario que el cese de la actividad se produzca por alguna de las siguientes causas:

1-. Motivos económicos, técnicos, productivos que hagan inviable continuar la actividad. El principal y más común es tener unas pérdidas superiores en un  10% a los ingresos.  El primer año de actividad está excluido de este supuesto.
2-. Causa de fuerza mayor.
3-. Violencia de género: cuando esta situación provoque el cese tanto temporal como definitivo de la actividad.
4-. Divorcio o acuerdo de separación matrimonial: cuando el autónomo  ejercía funciones de ayuda familiar en el negocio de la persona de la que se separa.
5-. Perder la licencia administrativa: cuando esta pérdida no esté motivada por incumplimientos contractuales o por la comisión de infracciones, faltas administrativas o delitos imputables al autónomo solicitante.

Para los autónomos económicamente dependientes (TRADE), las causas que deben acreditarse son distintas:

1-. Cuando se acaba el contrato por tiempo o por el término del servicio.
2-. Cuando el cliente incumple gravemente el contrato.
3-. Cuando el cliente rescinde el contrato, de manera justifica o injustificada.
4-. Jubilación, incapacidad o muerte del cliente, cuando impida la realización de la actividad.
5-. El resto de causas de los trabajadores autónomos independientes ya mencionadas.

¿Cuánto puede cobrar un autónomo a través de esta prestación?

La prestación de desempleo para autónomos es del 70% de la base reguladora por la que se haya cotizado los 12 meses anteriores al cese de actividad (unos 625 euros si se ha cotizado por la base mínima).

¿Dónde se solicita?

Se solicita generalmente en la Mutua de Accidentes de trabajo y Enfermedades Profesionales con las que el autónomo tenga cubierta la protección por contingencias profesionales. Con la excepción de aquellos que no tengan mutua, en cuyo caso deben acudir al Servicio Público de Empleo Estatal.

Una de las primeras necesidades para casi cualquier negocio es la financiación. Los préstamos ICO son una opción para conseguir ese dinero necesario para poner en marcha un proyecto o impulsarlo en su comienzo.

El Instituto de Crédito Oficial (ICO) es un banco público adscrito al Ministerio de Economía. Como banco público concede préstamos para financiar las inversiones y la liquidez de las empresas. Lo puede hacer financiando directamente, o haciendo de mediador entre la empresa que necesita financiación y el resto de entidades financieras.

¿QUÉ SON LOS PRÉSTAMOS ICO PARA EMPRENDEDORES?

El ICO pone a disposición de empresas y emprendedores unas líneas de mediación con las que financiar sus proyectos o ayudarles con la falta de liquidez. Para comprender su funcionamiento, tenemos que conocer las 3 partes que operan en estas líneas: las empresas o emprendedores, que reciben la financiación, el ICO, que establece las condiciones y características de las líneas, y las Entidades de Crédito (los bancos), que comercializan las líneas ICO a través de sus oficinas.

¿QUÉ TIPO DE LÍNEAS ICO EXISTEN PARA EMPRESAS Y EMPRENDEDORES?

La sección para empresas y emprendedores se compone de 6 líneas:

1. Empresas y emprendedores 2018

Financiación orientada a autónomos, empresas y entidades públicas y privadas, tanto españolas como extranjeras, que realicen inversiones productivas en territorio nacional y/o necesiten liquidez.

También pueden solicitar financiación con cargo a este producto, particulares y comunidades de propietarios exclusivamente para la rehabilitación de sus viviendas.

Hasta 12.5 millones y a 20 años.

2. Comercial 2018

Financiación orientada a autónomos y empresas con domicilio social en España que deseen obtener liquidez mediante el anticipo del importe de las facturas procedentes de su actividad comercial dentro del territorio nacional o cubrir los costes previos de producción y elaboración de los bienes objeto de venta en España.

Hasta 12,5 millones de saldo vivo por empresa.

3. IDAE Eficiencia Energética

Financiación orientada a:

– Tramo Industria y Comercio: Empresas del sector industrial y comercial que realicen instalaciones que reduzcan las emisiones diarias de carbono y el consumo de energía final y que figuren en el catálogo de medidas del IDAE.

– Tramo Hostelería: Particulares y empresas de la hostelería que realicen actuaciones que figuren en el Catálogo del  medidas del Plan Renove de Ahorro y Eficiencia Energética del sector de la hostelería.

Las empresas de servicios energéticos podrán acceder a cualquiera de los dos tramos, siempre que cumplan las condiciones de la Línea.

Hasta 3 millones para Tramo Industria y hasta 1,5 millones para Tramo Hostelería.

Hasta 10 años con 1 de carencia.

4. Garantía SGR / Saeca 2018

Financiación orientada a autónomos, empresas y entidades públicas y privadas que cuenten con el aval de una Sociedad de Garantía Recíproca (SGR) o de la Sociedad Anónima Estatal de Caución Agraria (SAECA), que realicen inversiones productivas en España o fuera del territorio nacional y/o quieran cubrir sus necesidades de liquidez.

La empresa que solicite financiación para realizar una inversión fuera de España ha de tener domicilio en España o al menos un 30% de capital de empresa española.

Hasta 2 millones y 15 años de plazo.

Necesario el aval de una SGR o Saeca.

5. Línea ICO Internacional 2018

Esta línea ICO cuenta con dos tramos:

– Tramo I Inversión y Liquidez: Dirigido a Autónomos, empresas y entidades públicas y privadas españolas, domiciliadas en España o con domicilio en el extranjero que cuenten con mayoría de capital español.

– Tramo II Exportadores Medio y Largo Plazo: Dirigido a Concesión de Crédito Suministrador, Comprador y Financiación complementaria a empresas.

Hasta 12,5 millones de euros por cliente, en una o varias operaciones para el tramo I y de 25 millones para el tramo II.

6. Línea ICO Exportadores 2018

Dirigida a autónomos, pymes y empresas con domicilio social en España que deseen obtener liquidez mediante el anticipo de su facturación en el mercado exterior o que necesiten prefinanciación para cubrir las necesidades de liquidez que supone cubrir los costes de producción y elaboración del bien o servicio objeto de exportación.. Se podrán anticipar facturas generadas por operaciones de exportación con una fecha de vencimiento no superior a 180 días a contar desde la fecha del anticipo.

Hasta 12,5 millones de euros por cliente, en una o varias operaciones.

PLAZO

La fecha límite para solicitar cualquiera de estos préstamos ICO es el 21 de diciembre de 2018  o antes si se produce el agotamiento de los fondos de la Línea.

A veces se da el caso que tenemos en nuestra empresa cámaras de seguridad para vigilancia pero, lógicamente, estas cámaras graban también a los trabajadores.

Imaginemos que, al revisar las grabaciones, descubrimos que uno de nuestros trabajadores, por ejemplo, está robando mercancías. Se plantea la duda de si podemos o no despedirlo aportando como prueba dicha la grabación.

El Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 20.3 nos permite establecer aquellas medidas que consideremos oportunas para poder vigilar a los trabajadores de nuestra empresa.

¿Vale como prueba de despido una grabación?

Es válida la grabación como prueba de despido siempre y cuando haya avisado de forma clara con anterioridad a la instalación de la videocámara de vigilancia a todos los trabajadores de la empresa.

La exposición de un cartel anunciando la instalación de cámaras no va a ser suficiente.

Es fundamental que los trabajadores sean avisados de forma clara, expresa e inequívoca y, además, hay que comunicarles que las grabaciones podrán ser utilizadas como prueba de despido o para interponer sanciones disciplinarias.

Es de vital importancia que los trabajadores tengan constancia de la existencia de las cámaras y de que éstas se podrán utilizar para controlar el desempeño laboral ya que, de lo contrario, el despido será considerado como improcedente. De hecho, ya existe jurisprudencia al respecto.

Una conocida sentencia del Tribunal Supremo declaró nulo el despido de una cajera de un supermercado a la cuál grabaron las cámaras de seguridad no escaneando productos en la caja para no cobrárselos a un consumidor. Según el T.S., no es suficiente el hecho de que las cámaras se puedan apreciar a simple vista. Además, el Tribunal Constitucional también argumenta que no es suficiente con la existencia de carteles que anuncien la instalación de los dispositivos de grabación.

Debemos tener siempre en cuenta que la Constitución Española, en su artículo 18.3, garantiza el derecho al honor y a la intimidad personal.

¿Cómo puedo notificar a los trabajadores?

Pues bien:

– Para trabajadores en plantilla: debes comunicárselo siempre por escrito y, además, que firmen una cláusula en la cual se den por notificados de que las grabaciones se podrán utilizar para la imposición de sanciones disciplinarias, e indicarles en qué casos las grabaciones pueden ser examinadas, durante cuánto tiempo y con qué propósitos. También hay que notificar a los representantes de los trabajadores la fecha concreta en la que van a ser instaladas las cámaras.

– Para los nuevos trabajadores: debe introducir esa cláusula en el contrato.

Como veis, los tribunales suelen ponerse del lado del trabajador en estos casos. Por lo tanto, hay que tener muchísimo cuidado a la hora de informar adecuadamente a nuestros trabajadores de la existencia de cámaras para luego poder utilizar las grabaciones como prueba de despido.

Llama la atención la batalla que afrontamos simplemente con la mera comprensión de la terminología o la lengua de los impuestos. Tres de estos términos son no sujeto, exento y deducción fiscal. Todos las empresas y autónomos deben familiarizarse con estos términos y tener claras cuáles son sus diferencias. A través de este artículo vamos a solventar todas las posibles dudas al respecto.

En todos los casos, el objetivo es incentivar un determinado comportamiento de los ciudadanos y empresas o bien evitar una mayor tributación efectiva por determinados conceptos pero son conceptos diferentes con consecuencias diferentes.

No sujeto

El término no sujeto significa que el impuesto no es aplicable a la operación que se realiza. Vamos a verlo con un ejemplo: la venta de un vehículo entre particulares es una operación no sujeta a IVA, ya que el IVA tan sólo se da cuando el que la promueve es un profesional o empresario.

Exención fiscal

El término exento significa que la operación de que se trate sí está incluida en el ámbito de aplicación del impuesto, pero, por un motivo legal, se le exime de su pago.

En el impuesto sobre bienes inmuebles, están exentos los bienes que sean propiedad de la Cruz Roja, el legislador establece una disposición que lo libera de tributación.

Los vocablos exento y no sujeto significan ambos que no hay obligación de pago.

Es muy importante distinguir entre no sujeto y exento

Cuando una operación no está sujeta a un impuesto, no hay obligación de presentarlo.

Sin embargo, no ocurre lo mismo en las obligaciones exentas.  Hay casos en los que la exención no exime de esta obligación. Por ejemplo, cuando se realiza una aportación de capital a una S.L., sí que estamos en la obligación de presentar el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados. Esto se hace de manera meramente informativa ya que el resultado a pagar es cero al encontrarse exenta la operación.

Hay que tener muy en cuenta que, la falta de presentación del impuesto en este caso, puede llevar aparejada una sanción.

Deducción fiscal

Sin embargo, las deducciones fiscales son derechos que tienen los contribuyentes de disminuir ciertos gastos a los ingresos, generalmente los gastos indispensables para obtener los ingresos.

Al reducir los ingresos, se reduce la cuota a pagar y, también el tipo efectivo. Son, por tanto, beneficios fiscales que aminoran la cuota de un tributo y que se establecen con la finalidad de incentivar las inversiones.

Las deducciones son muy importantes para las empresas ya que permiten disminuir de los ingresos obtenidos, aquellos gastos que se realicen en el ejercicio de su actividad y para obtener su fin como negocio. De esta forma, pagará el tributo sólo por la diferencia.

Puede ser algo desconocido para muchos. Pero el salario no tiene porqué cobrarse siempre en dinero. En muchas ocasiones, los trabajadores perciben el salario en especie, es decir, cobrando sus servicios a cambio de bienes o servicios.

A este tipo de salario también se le conoce como retribución flexible. Obviamente, no es sustitutivo del salario dinerario, pero hay casos en los que, si así lo permite la ley, el convenio colectivo, y ha quedado pactado en el contrato de trabajo entre ambas partes, la empresa podrá retribuir parte del salario en especie. Lo que nunca podrá hacer es imponerlo de manera unilateral. El acuerdo entre las partes, será necesario.

Límites del salario en especie 

El salario se tiene que recibir principalmente en dinero, por lo que existen límites a este salario en especie. Este tipo de salario no podrá ser nunca superior al 30% del total del salario, y además el salario en dinero no podrá ser nunca inferior al salario mínimo interprofesional.

Cualquier pacto que modifique estos límites, implicando más del 30% o menos del SMI, será nulo y como si no estuviese puesto.

Ejemplos de salario en especie

Algunos de los salarios en especie más típicos son muy conocidos, pero veamos un listado de los salarios en especie más comunes:

– El transporte a la empresa.
– Tickets restaurante o comedor subvencionado.
– Participaciones y acciones de la empresa.
– Coche de empresa: que utiliza el trabajador también en su vida privada
– Casa de empresa: Puede consistir en vivir gratis en la casa o en un alquiler rebajado respecto al precio del mercado.
– Suscripción de planes de pensiones o seguros médicos.
– Servicio de guardería.
– Préstamos que hace la empresa: no es el caso del anticipo de salario. Normalmente con un interés inferior al del mercado.
– Pago de la conexión a internet en casa: sobre todo para trabajadores que teletrabajan.
– Compra de material a través de la empresa.
– Acceso a cursos de formación.
– Plus transporte.
– Plaza de parking: cuando se puede utilizar también fuera del horario de trabajo.
– Teléfono de empresa: cuando se puede utilizar también de forma privada y no solo para cuestiones de trabajo.

Cómo identificar cuando es salario en especie y cuando no

Identificar el salario en especie no es fácil en ocasiones, ya que es salario únicamente si de verdad retribuye los servicios prestados por el trabajador. Si no es una retribución sino un medio que se entrega al trabajador para que haga su trabajo, o es una compensación por los gastos tenidos mientras se trabajaba, entonces no será un salario en especie. Veamos algunas situaciones en las que pequeñas diferencias hacen que sea o no salario en especie:

1. Si el coche que deja la empresa se utiliza solo para trabajar, se recoge a diario en la empresa o solo se puede utilizar para los servicios que dice la empresa, entonces no estaremos ante un salario en especie. Si no que la empresa pone a disposición del trabajador los materiales necesarios para poder hacer su trabajo. Si en cambio el trabajador dispone del coche, no solo para hacer su trabajo, si no libremente también fuera del horario de trabajo para que lo utilice en su vida privada, entonces será un salario en especie.
Igual pasa con el teléfono de empresa, que si solo se tiene para llamadas de trabajo será una herramienta de trabajo. Si se puede utilizar siempre que se quiera y para asuntos personales, entonces será salario.

2. Las dietas son una compensación de los gastos que ha tenido un trabajador que hacer para comer cuando se ha encontrado fuera de casa o del lugar normal de trabajo. Se compensa de esta forma los gastos que se ha tenido al estar trabajando fuera del centro de trabajo y tener que realizar unos gastos para comer. No es igual que los tickets restaurante o el comedor de la empresa, ya que en esos casos se está en el centro de trabajo y el trabajador puede optar por no comer ahí, o no consumirlos e ir a casa a comer, o llevarse un tupper.

3. Los gastos de alojamiento, es decir cuando temporalmente la empresa manda a un trabajador fuera de su centro de trabajo y tiene que dormir fuera de casa. En estos casos se pagan los gastos que haya podido tener. No es lo mismo que la casa de empresa, ya que en este caso le está pagando la vivienda habitual, no un alojamiento que tiene que tener por prestar servicios en un lugar distinto al que se vive.

4. La formación será salario o no dependiendo de si es obligatoria o no. Si la empresa tiene una obligación de dar un curso a los trabajadores, como puede ser en prevención de riesgos laborales, no será una retribución en especie. Si en cambio son cursos de otro tipo, será salario.

5. El mero hecho de que haya una cafetería en el centro de trabajo no implica un salario en especie. Pero si comer en dicha cafetería es gratis o más barato que el precio del mercado, asumiendo la empresa esos costes, entonces sí que lo será.

Tampoco serán retribuciones en especie cuando, por ejemplo, se compense al trabajador por otros gastos que ha tenido trabajando, por tener que usar un parking o pasar por un peaje, por tener que usar un taxi para ir a una reunión, etc. Tampoco es un salario en especie las indemnizaciones legales, como el pago de los gastos de mudanza cuando un trabajador sufre una movilidad geográfica y tiene que cambiar de forma definitiva su lugar de residencia.

En general la diferencia es si la empresa compensa unos gastos que se tienen por trabajar o si no se compensan gastos, o si se recibe un bien que se puede utilizar de forma privada, gratis o a un precio inferior al del mercado.

El salario en especie es salario a todos los efectos: cotiza y tributa

Esta retribución en especie tiene que ser computada como parte del salario a todos los efectos: cotiza para la Seguridad Social, tiene retenciones de IRPF, etc., por lo que cuando se necesita calcular la base de cotización o reguladora para recibir alguna prestación, ya sea de la Seguridad Social como la prestación por desempleo, se tiene que calcular incluyendo el salario en especie.

Igualmente la empresa tendrá que practicar las retenciones oportunas del IRPF, y el trabajador tendrá que declarar este salario en la declaración de la renta.

Asimismo, se tiene que tener en cuenta para el cálculo de las indemnizaciones por despido. No hacerlo puede llegar a implicar que un despido objetivo sea declarado improcedente por no haber pagado correctamente la indemnización de 20 días por año.

Si has llegado hasta aquí, puede que te interese nuestro post de cómo elegir un buen asesor.

Si eres autónomo o pyme tienes que plantearte si tienes alguna obligación relacionada con las facturas y los justificantes. ¿Existen plazos mínimos para conservar los documentos relativos a la actividad económica? ¿Puede la Agencia Tributaria exigirme después de varios años las facturas?¿Durante cuánto tiempo se tienen que conservar las facturas, los libros y otros justificantes de actividad económica? En este artículo te aclaramos estas entre otras dudas relacionadas con los plazos de conservación de las facturas y otros documentos relacionados con tu empresa.

La pregunta clave es: ¿Durante cuánto tiempo está obligada una pyme o autónomo a guardar sus facturas, libros y otro tipo de justificantes de su actividad? Y para responder a la misma hemos de hacerlo desde 4 perspectivas:

– Mercantil.
– Fiscal.
– IVA.
– Prevención de blanqueo de capitales.

Desde el punto de vista mercantil

Del Código de Comercio se deriva la obligación de conservar durante seis años desde el último asiento del ejercicio todos los libros y documentos relativos a la actividad económica, indistintamente si se trata de un autónomo o entidad mercantil. Obligación que se mantiene aunque el empresario haya cesado en su actividad.

No obstante, en la normativa que se refiere a los impuestos, el plazo de prescripción es de cuatro años, que empiezan a contarse desde el momento en que presenta el mismo. Así, aunque se refiere a estos cuatro años, la normativa mercantil exige que estos guarden la documentación durante el plazo de los seis años.

Desde el punto de vista fiscal

Como ya hemos anticipado, la normativa fiscal se refiere al plazo de cuatro años. Sin embargo, hay otros plazos a los que debemos prestar atención:

– Si Hacienda interviene para revisar los impuestos en el plazo de los cuatro años de prescripción o presenta una declaración complementaria, el plazo de los cuatro años se iniciará de nuevo tras dicha interrupción.

– Si se trata de facturas de una activo que es amortizable se tienen que conservar el plazo de cuatro años pero contado desde que ya no quepa la revisión del mismo porque ya ha sido amortizado.

– Cuando se tengan pérdidas en el ejercicio, la obligación se extiende a un plazo de al menos diez años.

– El plazo de conservación será de nueve años en el supuesto de adquisición de un inmovilizado que por su actividad tenga una imputación superior a 3005,06 euros.

Desde el punto de vista del IVA

La LGT establece una obligación general para empresarios y profesionales respecto la obligación de expedir y entregar facturas o documentos equivalentes. Sobre estos documentos, la Ley del IVA establece que estos documentos tendrán que conservarse durante un plazo de cuatro años, que es el plazo de prescripción del mismo.

Finalmente, el Reglamento que regula las obligaciones de facturación establece que los documentos que se enuncian a continuación también deberán conservarse durante el plazo que establezca la LGT (cuatro años). Los documentos son:

– Facturas recibidas
– Copias o matrices de las facturas expedidas
– Justificantes contables de operaciones de aplicación de inversión cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad
– Recibos que justifiquen el reintegro de la compensación del Régimen especial de Agricultura, Ganadería y Pesca
– Documentos que acrediten el pago de impuesto a la Importación

Los documentos se conservarán en papel o formato electrónico, siempre que se garantice de la autenticidad respecto a su origen, contenido y legalidad. Además, se ha de garantizar a la Administración el acceso a los mismos.

Atendiendo a la prevención de blanqueo de capitales

Respecto a esta materia también rige una especialidad, ya que si eres sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales afectada por la Ley 10/2010 el plazo de conservación será de diez años.

Puedes ponerte en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedas tener al respecto.

La excedencia voluntaria es la suspensión del contrato de trabajo solicitada por el trabajador durante un periodo de tiempo que como mínimo tiene que ser de cuatro meses y como máximo de cinco años.

La principal regulación se encuentra en el artículo 46 del Estatuto de los trabajadores, aunque puede ser de vital importancia lo indicado en el convenio colectivo ya que puede exigir algún tipo de preaviso o procedimiento especial.

¿Qué tipos de excedencia existen en el derecho laboral español?

Existen tres tipos de excedencia:

1. La excedencia forzosa motivada por la elección del trabajador en algún cargo público.
2. La excedencia voluntaria analizada en esta entrada.
3. La excedencia por cuidado de un familiar dependiente de hasta segundo grado o de un hijo menor de tres años.

¿Qué consecuencias tiene solicitar la excedencia?

Los principales efectos de disfrutar una excedencia voluntaria para el trabajador son los siguientes:

La relación laboral permanece en vigor, aunque suspendida.

Por lo tanto, ni el trabajador tiene que acudir a su puesto de trabajo, pero tampoco el empresario tiene que abonar ningún tipo de salario.

La única obligación que tiene el trabajador con el empresario es que debe respetar la buena fe contractual, en el sentido de que no puede trabajar en otra empresa realizando concurrencia desleal.

Todo el tiempo que el trabajador permanezca en excedencia no se computa a efectos de antigüedad en ningún caso, y por tanto, no se tendrá en cuenta para una hipotética indemnización por despido.

El trabajador tiene un derecho de reingreso preferente.

¿Existe la reserva de puesto?

La excedencia voluntaria no concede una reserva del puesto de trabajo.

Por lo tanto, no existe ningún impedimento a que el empresario al día siguiente de tu excedencia contrate a otro trabajo que te sustituya de manera indefinida.

El trabajador tiene un derecho preferente al reingreso en vacante de igual o similar categoría que se hará efectivo en el momento que finalice el periodo de excedencia y el trabajador solicite la reincorporación.

El derecho preferente implica que la empresa tiene la obligación de ofrecerle el puesto de trabajo en el momento que exista una vacante, sin que pueda contratar a otra persona. Siempre y cuando, la excedencia ya hubiera finalizado y el trabajador hubiera solicitado su reincorporación.

Ese derecho nunca se extingue, por lo tanto, una vez que el trabajador solicita la reincorporación y no exista un puesto, permanecerá vigente el derecho siendo obligación de la empresa el comunicar la existencia de un puesto de trabajo.

De todos modos, siempre es recomendable que el trabajador mantenga comunicación con los representantes legales de los trabajadores o compañeros de trabajo para conocer posibles ofertas de puestos de trabajo.

Cuándo se puede solicitar la excedencia voluntaria

El único requisito que el Estatuto de los trabajadores exige es tener al menos un año de antigüedad en la empresa, siendo indiferente el tipo de contrato, ya sea en prácticas, temporal o de formación para el aprendizaje.

No obstante, si un trabajador ya ha solicitado una excedencia voluntaria tendrá que esperar que transcurran al menos cuatro años desde el final de la anterior excedencia para poder volver a exigirla.

Cómo solicitar la excedencia voluntaria

El Estatuto de los trabajadores no exige un determinado procedimiento. Aunque sí que puede hacerlo el convenio colectivo.

Lo mejor es notificar por escrito a la empresa la solicitud de una excedencia voluntaria con indicación de la fecha de inicio, fecha de fin y duración.

En cualquier caso, el trabajador no puede adoptar unilateralmente la decisión de la excedencia, sino que tiene que ser aceptada por la empresa. En dicho caso, se podría considerar como abandono del puesto de trabajo, ya que la empresa no aceptó la excedencia voluntaria.
Lo normal es que la empresa no deniegue el derecho, pero para el caso de que lo haga tendremos que solicitar judicialmente solicitando además los daños y perjuicios en caso de que lo haya.

Preaviso

La legislación no indica ningún preaviso obligatorio, aunque sí que puede exigirlo el convenio colectivo.

Para dar tiempo a que la empresa nos responda de forma afirmativa, es recomendable preavisar con 15 días de antelación.

Contestación de la empresa a la solicitud del trabajador

El reconocimiento de la situación de excedencia voluntaria por parte del empresario debe ser expreso, y preferiblemente de forma escrita.

Esta preferencia de recoger por escrito todas las circunstancias que afecten a la relación laboral entre la empresa y el trabajador es la mejor forma defensa del trabajador ante cualquier problema.

Una vez reconocida, ni el empresario puede revocarla, ni el trabajador solicitar su reincorporación antes de la finalización de la misma.

¿Puede trabajar en otra empresa?

Sí, si que puede.

La única excepción es que no exista competencia desleal o vulnere la buena fe contractual entre el empresario y el trabajador, cuestión que se da con muy poca frecuencia.

Explicada de manera sencilla, la competencia desleal se produce cuando un trabajador utiliza los conocimientos que tiene de una empresa, es decir, los clientes, contactos y similares, para hacerle la competencia.

En caso de que exista competencia desleal, el trabajador podrá ser despedido por despido disciplinario extinguiendo la relación laboral que se encontraba suspendida.

¿Cuál es la duración de la excedencia?

La duración de la excedencia la decide el trabajador dentro de los límites que recoge el estatuto de los trabajadores; estos  no menor a cuatro meses y no mayor a cinco años. Por convenio colectivo puede establecerse un mayor plazo de duración de la excedencia.

¿Puede solicitar una prórroga?

El trabajador no tiene derecho a prórroga de la excedencia voluntaria solicitada.

Por lo tanto, una vez solicitada una duración de la excedencia está no puede ser modificada.

Ahora bien, nada impide alcanzar un acuerdo con la empresa y prorrogar la excedencia.

Finalización de la excedencia y reincorporación a la empresa

Una vez finalizado el plazo de la excedencia el trabajador tiene que solicitar el reingreso con antelación, en su defecto, perderá cualquier derecho de reincorporarse a la empresa.

La jurisprudencia ha admitido como válido el comportamiento de un trabajador que se presentó en su puesto de trabajo el día que finalizaba la excedencia.

Pero lo recomendable y lo normal, es notificar por escrito a la empresa la finalización de la excedencia y la solicitud de reincorporación al puesto de trabajo.

La empresa puede ofertar un puesto de trabajo dentro de su mismo grupo profesional. En el caso de que no exista un puesto de trabajo, el derecho de reincorporación del trabajador se mantiene de manera indefinida.

En consecuencia, al finalizar la excedencia el trabajador se encuentra en alguna de las siguientes situaciones.

1. El trabajador solicita la reincorporación, y la empresa tiene un puesto de trabajo acorde con su grupo profesional. La empresa acepta la solicitud, el trabajador se reincorpora y conserva la antigüedad y puesto de trabajo.

2. El trabajador solicita la reincorporación y la empresa no tiene un puesto de trabajo. La vinculación laboral no se rompe, y el trabajador tiene un derecho preferente que no se materializará hasta que la empresa tenga un puesto de trabajo. En caso de que se conozca que sí que existe un puesto de trabajo se deberá demandar mediante una demanda de derecho.

3. La empresa niega el derecho del trabajador. El trabajador debe demandar por despido improcedente.