¿Por qué debes legalizar los libros contables en época de coronavirus?
Acuérdate de la última vez que tuviste que llevar a cabo los trámites contables y recuerda que no debes dejarlo para el último momento. A estas alturas, la gran mayoría de las empresas ya tienen la contabilidad del ejercicio de 2020 cerrada. Aunque, siempre hay otras mercantiles que no están al día y que todavía les quedan algunos ajustes contables por comprobar o realizar.
Pero una vez ya tengas zanjada esta cuestión sobre la contabilidad, debes dedicarle tiempo a la legalización de los libros contables. Este hito debe quedar terminado en los cuatro meses posteriores al cierre del ejercicio. Esto nos indica que la fecha límite será el treinta de abril.
Sin embargo, no todas las empresas cumplen con esta obligación mercantil de la legalización de los libros contables. Esto se debe, en parte a que, a diferencia del depósito de las cuentas anuales, el no tener legalizados los libros contables no supone graves consecuencias prácticas para las empresas que no cumplen con el trámite.
La falta de sanciones, la poca utilidad práctica de la obligación mercantil y la situación que estamos viviendo, hace que la mayoría de las empresas pasen por alto este trámite. Muchas empresas optan por dejar en segundo plano el sistema de legalización de los libros contables y focalizarse en otras tareas más críticas para la organización.
En cuanto a las cuentas anuales, no está de más recordar que deben presentarse para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social. El plazo es de un mes desde su aprobación. Pero además de esto, deben ser aceptadas mediante la junta general ordinaria durante los seis primeros meses del ejercicio. Este es un trámite que cumplen todas las empresas, ya que por el contrario pueden acarrear importantes perjuicios.
¿Por qué motivo es importante la legalización de los libros contables?
El objetivo por el cual se deben legalizar los libros contables es para evitar alterar los apuntes contables después de su legalización. Por esto, el valor de los libros contables es probatorio frente a tribunales u organismos públicos. Además, una vez se hayan legalizado los libros, la custodia de estos son responsabilidad del empresario.
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Las consecuencias de la no legalización de los libros contables o de hacerlo fuera de plazo
En el supuesto de que se solicite tarde y, por lo tanto, estuviera fuera del plazo la legalización de los libros contables, será el registrador el que hará que conste en la diligencia del libro. Además del asiento correspondiente del libro fichero de legalizaciones.
Por el contrario, no legalizar los libros contables o hacerlo fuera de plazo no traerá consigo sanciones, siempre y cuando los libros no sean requeridos por alguna parte interesada en algún pleito, no habrá consecuencias para la empresa. Sin embargo, este trámite es como una obligación mercantil, y siempre y cuando esté vigente es muy recomendable que se cumpla con la normativa y se proceda a la legalización de los libros contables.
La Agencia Tributaria deja obsoleta la legalización de los libros contables
Anteriormente, era muy extraño que la Agencia Tributaria solicitara los libros contables, esto se debe a que se centran más en los libros del IVA. Actualmente, con la puesta en marcha del nuevo sistema de gestión del IVA que se basa en el Suministro Inmediato de Información (SII), y que entró en vigor el uno de julio de 2017, la Agencia Tributaria ya no tiene la obligación de solicitar ni tan siquiera los libros de IVA a aquellas empresas que lo utilizan. Esto se debe a que ya tiene en su poder esta información.
Es importante hacer mención de que los contribuyentes obligados a utilizar el SII y aquellos que lo utilizan de forma voluntaria, tienen un plazo de cuatro días para enviar a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria los registros de facturación.
Actualmente, ¿Cuál es el sistema de legalización de los libros contables?
A través de la Institución de la Dirección General de los Registros y del Notario (DGRN) del doce de febrero de 2015, se produce un cambio en la forma en la que se deben presentar los libros contables. Esta mejora pretende adaptarse a los nuevos tiempos, por lo que los libros abiertos (independientemente de la clase que sean), a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán de estar cumplimentados en soporte electrónico y tienen que presentarse para su posterior legalización en el Registro Mercantil por vía telemática. El plazo en el que deben presentarse es de cuatro meses después del cierre del ejercicio social.
Gracias a esta modificación, aquellas empresas en las que sus trabajadores desempeñan su actividad mediante tele-trabajo pueden cumplir sin ningún problema el trámite para la legalización.
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En conclusión
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