Desaparece el libro de visitas de la Inspección de Trabajo.

A partir de ahora, las visitas de los inspectores de trabajo darán lugar a una diligencia que extenderá el propio inspector y que deberá conservarse 5 años.

El Ministerio de Empleo elimina el documento en el que debían figurar las actuaciones efectuadas por los inspectores de Trabajo en las empresas -en vigor desde hace 110 años- como medida para reducir cargas administrativas.

El libro de visitas electrónico, también eliminado

Esta nueva regulación elimina, como consecuencia, de manera definitiva el libro de visitas de la inspección, tanto en formato físico papel como en formato electrónico, que había sido incorporado en los últimos años para modernizar la Administración y adaptarla a las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC).

La obligación de documentar pasa a la propia Inspección de Trabajo

Las reglas previstas en la nueva orden trasladan de las empresas a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social las obligaciones relacionadas con la necesidad de documentar y dejar constancia de las actuaciones inspectoras realizadas en las visitas a las empresas o en las comparecencias de éstas en las oficinas de la Inspección.

Contenido del nuevo modelo de diligencia

Por otra parte, es preciso destacar que los inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los subinspectores laborales, cuando realicen las visitas a los centros de trabajo o realicen las pertinentes comprobaciones por comparecencia en dependencias públicas, extenderán diligencia en el modelo previsto en el anexo de la orden (ver imagen bajo estas líneas) y podrán utilizarse los medios electrónicos. Se extenderá una diligencia por cada visita o comprobación, reflejando las materias o aspectos examinados y demás incidencias concurrentes.

Datos para las diligencias

En cada diligencia se hará constar:

– Lugar y fecha de expedición de la diligencia, determinando si dicha diligencia se ha practicado con ocasión de visita o comprobación por comparecencia.

– Identificación del funcionario actuante y cuerpo al que pertenece. Si la actuación se realizase por más de un funcionario, incluyendo a los técnicos habilitados que acompañen al inspector de Trabajo y Seguridad Social, la diligencia se suscribirá por el inspector que dirija las actuaciones, quien reseñará la identidad de los demás funcionarios que hubieren intervenido.

– Datos de la empresa o centro de trabajo en el que se realiza la actuación inspectora, haciéndose constar, cuando sea posible, la siguiente información: nombre o razón social, NIF, actividad, dirección de correo electrónico y domicilio del centro de trabajo.

– Nombre y apellidos, DNI o NIE, en su caso, de la persona que haya atendido al funcionario actuante en el desarrollo de las actuaciones, cuando haya prestado su colaboración, así como el carácter o representación con que interviene.

– Circunstancias de la colaboración de los representantes de los trabajadores en el desarrollo de las actuaciones, si se hubiese producido.

– Materias o aspectos examinados y demás circunstancias concurrentes.

– Posibles escenarios para las empresas

– Los datos obtenidos por los inspectores de Trabajo podrán llevar a los siguientes escenarios para las empresas analizadas:

– Si en la diligencia se formulara requerimiento de subsanación de deficiencias, éste contendrá las anomalías o deficiencias apreciadas con indicación del plazo para su subsanación, debiendo señalarse el incumplimiento detectado y que la persistencia en los hechos infractores dará lugar a la práctica de la correspondiente acta de infracción por tales hechos, si no la hubiere practicado inicialmente.

– Si en la diligencia se efectuase requerimiento al sujeto responsable de ingreso de cuotas de Seguridad Social o conceptos de recaudación conjunta, se procederá de acuerdo con la normativa de aplicación.

– Si el funcionario actuante documentase en dicha diligencia la decisión de paralización o suspensión de trabajos, aquélla contendrá los datos suficientes para la determinación del alcance y condiciones de la paralización decretada, así como los necesarios para el ejercicio del derecho a su impugnación.

– No será preceptivo que la diligencia contenga referencia a la práctica o no de actas de infracción o liquidación.

Los libros de visitas, guardados durante cinco años

Cada ejemplar de diligencia entregado o remitido a la empresa, deberá ser conservado a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un plazo de cinco años, a contar desde la fecha de expedición de cada uno de ellos.

Finalmente, cabe subrayar que la nueva regulación contempla que el modelo se confeccione en versión bilingüe en las comunidades autónomas con lengua cooficial.